Акт приема передачи приказов

Акт приёма-передачи документов

Оформление акта приема-передачи документов не является строго обязательной процедурой. Однако в некоторых случаях передача документов между контрагентами сопровождается его подписанием. Акт приема-передачи документов имеет юридическое значение, поэтому при возникновении каких-либо спорных ситуаций и разногласий между подписавшими его сторонами он имеет доказательную силу и может быть использован в суде.

Акт приема-передачи документов создается и внутри предприятий – например, при передаче кадровой, бухгалтерской и пр. документации при смене сотрудников. В этом случае документы должны пройти предварительную проверку на их содержание и полноту, чтобы впоследствии принимающий документы работник не столкнулся с неожиданными неприятностями.

Основные правила оформления акта приема-передачи документов

Унифицированного стандартного образца по заполнению данного документа нет, поэтому предприятия и организации вправе самостоятельно разработать его шаблон или же оформлять документ в свободной форме. Заполнять его можно как в простом письменном виде, так и печатать на компьютере. Оформляется акт приема-передачи документов на обычном листе А4 формата в двух экземплярах – по одному для каждой из заинтересованных сторон. При этом каждая копия должна иметь подписи руководителей организаций или уполномоченных на это лиц.

При необходимости документ можно заверить печатью, но это необязательно, т.к. с 2016 года юридические лица имеют право не использовать в своей деятельности печати и штампы.

Также акт должен содержать определенный перечень обязательный сведений. В частности здесь должна быть указана информация о сторонах, между которыми фиксируется факт передачи документов, а также полный список передаваемых документов с их четким наименованием и количеством. Если передаются оригиналы документов – это следует обязательно указать в акте (в случае их утраты, претензии будут предъявлены той стороне, на руках у которой они были на момент востребования), если же копии, то они должны быть заверены передающей стороной.

Также следует учесть, что в случае передачи оригиналов документов, передающая сторона должна обзавестись их копиями.

В случаях особой ценности передаваемых документов, в акт желательно вносить более полные сведения о предприятиях (полные реквизиты с ОГРН, ИНН, КПП и т.д.), а также паспортные данные сотрудников, занятых в процессе передачи. Если же передаются стандартные документы, можно ограничиться более простой формой акта.

Инструкция по заполнению акта приема-передачи документов

С точки зрения делопроизводства, данный акт имеет вполне стандартную форму и не должен вызвать особых затруднений при заполнении. В рассматриваемом примере документы передаются от одного предприятия другому.

  • Вначале пишется наименование документа с коротким обозначением его сути.
  • В строке ниже указывается город, в котором работает организация, выписывающая акт, а также дата его оформления.
  • Далее вписывается информация о компании, которая передает документы: вносится ее название с указанием организационно-правовой формы (ИП, ООО, ОАО, ЗАО), а также должность ответственного лица (обычно здесь пишут Директор, Генеральный директор или указывают иного, уполномоченного на подписание подобного рода документов сотрудника) его фамилию, имя, отчество (полностью).
  • Затем всё то же самое вносится о второй стороне: название организации, должность, фамилия, имя, отчество ответственного лица.

После внесения сведений о предприятиях, нужно написать полный перечень передаваемых документов.

Как правило, такие акты составляются в тех случаях, когда список передаваемых документов или особо ценен, или довольно внушителен, поэтому лучше всего оформить их список в виде таблицы.

В первый столбик нужно внести порядковый номер передаваемого документа в данной таблице, во второй – полное наименование, в третий – дату его составления, в четвертый – номер документа по внутреннему документообороту. В пятом столбце надо указать оригинал или копия (заверенная) передается второй организации, а шестой столбик – количество содержащихся в документе листов.

При необходимости таблицу можно расширить, внеся в нее какую-либо дополнительную информацию.

Под таблицей следует написать, сколько экземпляров акта было составлено и сколько получили на руки заинтересованные стороны, а также поставить подписи руководителей обоих предприятий.

После подписания акта по приему-передаче документов всю ответственность за полноту, содержание, сохранность переданной документации принявшая ее сторона автоматически берет на себя.

assistentus.ru

Рекомендации по приему-передаче кадровых документов

«Кадровая служба и управление персоналом предприятия», 2009, N 6

Рекомендации по приему-передаче кадровых документов

Далеко не всегда, поступая на новое место работы, кадровик находит «наследие» предшественника в идеальном порядке. Путаница в кадровой документации, ошибки в ее содержании, оформлении, регистрации, хранении, отсутствие ряда необходимых документов не только усложняют работу приступившего к обязанностям кадровика, но и возлагают на него дополнительную ответственность. Проведенная при смене кадрового работника проверка и последующая коррекция системы кадрового документооборота позволят устранить вопросы об ответственности за уже допущенные ошибки и минимизировать риски работодателя, связанные с неправильным ведением кадровой документации.

Процедура передачи кадровых документов при смене лица, ответственного за ведение кадрового делопроизводства, не регламентирована нормативно-правовыми актами. Тем не менее на практике сложились определенные правила ее проведения. В данную процедуру следует включить несколько этапов: создание комиссии; проверку наличия, содержания, оформления, регистрации и хранения документов; составление актов приема-передачи дел.

В состав комиссии могут входить руководитель организации, бухгалтер, специалист службы документационного обеспечения или секретарь-делопроизводитель, юрисконсульт, специалист IT-службы и другие сотрудники компании. Главное, чтобы передача дел осуществлялась при участии и прежнего, и нового работников, ответственных за кадровый документооборот. Именно этим сотрудникам в случае обнаружения каких-либо отклонений придется исправлять допущенные ошибки, разрабатывать и внедрять предложения по улучшению деятельности предприятия. Состав и полномочия комиссии утверждаются соответствующим приказом руководителя (см. пример 1).

Общество с ограниченной ответственностью «Луч» (ООО «Луч»)

О назначении комиссии

по проверке и приему-передаче

В связи с введением в штатное расписание должности специалиста по кадрам и необходимостью передачи обязанностей по ведению, регистрации, хранению кадровой документации специалисту по кадрам Петровой П.П., принятой на работу 19.05.2009,

1. Назначить рабочую комиссию по проверке и приему-передаче кадровой документации ООО «Луч» в составе:

— Председатель — директор Иванов И.И.

Главный бухгалтер Игнатова А.П.

Юрисконсульт Сомов С.О.

Секретарь Филина О.С.

Бухгалтер Смирнова С.С.

Специалист по кадрам Петрова П.П.

2. Проверке подлежит имеющаяся по состоянию на 20.05.2009 в ООО «Луч» кадровая документация.

3. Сроки проверки: с 20.05.2009 по 30.05.2009.

4. По результатам проверки оформить прием-передачу кадровой документации ООО «Луч» специалисту по кадрам Петровой П.П. соответствующими актами.

5. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Директор Иванов И.И. Иванов

С приказом ознакомлены:

Главный бухгалтер Игнатова А.П. Игнатова

Юрисконсульт Сомов С.О. Сомов

Секретарь Филина О.С. Филина

Бухгалтер Смирнова С.С. Смирнова

Специалист по кадрам Петрова П.П. Петрова

Проверка кадровой документации

В данном случае под проверкой следует понимать комплексную оценку системы кадрового документооборота компании, существующих в ней процедур, стандартов и технологий создания кадровой документации, а также ее проверку на предмет полноты состава, правильности оформления и соответствия действующему законодательству. Цель работ по проведению проверки заключается в выявлении существующих проблемных зон в системе кадрового документооборота и поиске возможностей для ее оптимизации путем проведения анализа работы основных подсистем управления документами (создания, передачи, оперативного хранения, уничтожения и др.). Проверка может быть проведена как собственными силами организации, так и с привлечением внешних аудиторов — специалистов консалтинговых компаний.

В ходе данного процесса рекомендуется провести оценку:

— полноты состава и правильности оформления кадровой документации;

— системы регистрации кадровой документации;

— системы хранения кадровой документации и подготовки дел к архивному хранению;

— программного обеспечения, используемого для создания кадровой документации.

Для начала необходимо проверить наличие в компании локального документа (инструкции, положения и т.п.), регламентирующего кадровый документооборот. Если такой документ имеется, то, проанализировав его содержание, вы сможете составить целостную картину организации и ведения кадрового делопроизводства в компании, увидеть «узкие места» и возможные проблемные зоны. Если же данный документ отсутствует, то процедуру создания кадровой документации придется восстанавливать «по кусочкам», определяя этапы создания и исполнителей документов в процессе взаимодействия с сотрудниками, принимавшими участие в их подготовке.

В ходе проверки кадровой документации предприятия следует провести проверку ее состава, а также анализ содержания и оформления на предмет соответствия действующему законодательству. Единого перечня документов, обязательного для каждой организации, не существует: различные правовые акты содержат упоминания о необходимости ведения тех или иных документов, обязательность которых варьируется в зависимости от сферы и специфики деятельности компании.

К кадровой документации относятся:

1. Учредительные документы и документы, определяющие специфику деятельности работодателя:

— устав организации (копия);

— лицензии, специальные разрешения (копии).

2. Локальные нормативные акты, наличие которых у работодателя обязательно независимо от специфики деятельности:

— штатное расписание (ст. ст. 15, 57 ТК РФ);

— правила внутреннего трудового распорядка (ст. ст. 189, 190 ТК РФ);

— график отпусков (ст. 123 ТК РФ);

— положение об оплате труда и премировании работников — документ, устанавливающий систему оплаты труда, если соответствующего раздела нет в правилах внутреннего трудового распорядка (ст. 135 ТК РФ);

— документ, устанавливающий порядок обработки персональных данных, — положение о защите персональных данных работников (ст. 86 ТК РФ);

— документация по охране труда (ст. 212 ТК РФ).

3. Локальные нормативные акты, наличие которых у работодателя обязательно с учетом специфики его деятельности, а также если этого требуют условия труда:

— перечень должностей с ненормированным рабочим днем;

— документы, устанавливающие размер и порядок выплаты дополнительного вознаграждения за нерабочие праздничные дни;

— документы, устанавливающие нормы труда;

— документы, устанавливающие порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками.

4. Дополнительные локальные нормативные акты:

— должностные инструкции (если должностные обязанности не включены в трудовые договоры);

— положение об охране коммерческой тайны;

— положение о подборе и адаптации сотрудников;

— положение о порядке прохождения испытательного срока;

— положение о проведении аттестации работников и др.

5. Договорные документы:

— коллективный договор (если между работодателем и работниками достигнуто соглашение об этом);

— трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним (ст. ст. 16, 56, 67 ТК РФ);

— ученические договоры (ст. ст. 198 — 208 ТК РФ);

— гражданско-правовые договоры (если в организации существует практика заключения с работниками договоров подряда, возмездного оказания услуг, поручения и пр.);

— договор о коллективной материальной ответственности (ст. 245 ТК РФ);

— договоры о полной индивидуальной материальной ответственности (ст. 244 ТК РФ).

6. Распорядительные документы:

— приказы по основной деятельности (об утверждении или изменении штатного расписания, о сокращении численности или штата работников организации, о работе в выходные дни, о предоставлении дополнительных дней отдыха работникам, о вступлении в должность генерального директора и др.);

— приказы по личному составу (приказы о приеме на работу, о прекращении (расторжении) трудового договора, о переводе на другую работу, о предоставлении отпуска, о направлении в командировку, о поощрении и др.).

7. Информационно-справочные документы:

— заявления работников (ст. ст. 80, 122, 127, 128 ТК РФ);

— документы, предъявляемые работниками в процессе трудовой деятельности (медицинские заключения, решения суда, справки-вызовы на сессию и др.);

— личные дела сотрудников.

8. Учетные документы:

— личные карточки работников (п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» (далее — Правила ведения и хранения трудовых книжек));

— табели учета рабочего времени (ст. ст. 91, 99 ТК РФ устанавливают обязанность работодателя вести учет времени, фактически отработанного работниками);

— записки-расчеты при предоставлении отпусков (составляются работниками кадровой службы, хранятся в бухгалтерии);

— записки-расчеты при увольнении (хранятся в бухгалтерии).

9. Трудовые книжки (ст. 66 ТК РФ).

Разумеется, данный перечень не является исчерпывающим. С учетом условий труда работников и организационных особенностей компании список обязательных кадровых документов может быть расширен.

Необходимым свойством каждого документа является его юридическая сила, которая означает, что данный документ может служить подлинным доказательством заключенной в нем информации. Юридическая сила кадрового документа зависит от нескольких условий.

Во-первых, от того, насколько его создателями соблюдены требования как к форме в целом, так и к отдельным элементам (реквизитам) этого документа. Такие требования определены в Государственном стандарте Российской Федерации «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (ГОСТ Р 6.30-2003)» (далее — УСОРД). Важнейшими реквизитами любого документа являются дата его совершения и регистрационный индекс. Индексом приказа является его порядковый номер, который присваивается документам в пределах делопроизводственного года, в большинстве случаев совпадающего с календарным (с 1 января по 31 декабря). Исключение составляют учреждения образования, культуры и некоторые другие учреждения, в которых делопроизводственный год начинается 1 сентября. Обратите внимание, что, если в организации принята общая сквозная цифровая нумерация приказов, наличие приказа N 13-а между приказами N N 13 и 14 может навести проверяющие органы на мысль о том, что документ выпущен задним числом. При установлении этого факта документ будет признан ничтожным. За фальсификацию документов действующим законодательством предусмотрена ответственность вплоть до уголовной в зависимости от целей и последствий совершенного деяния. Все документы следует проверить на наличие подписей уполномоченного лица, виз согласования, отметок работника об ознакомлении, отметок об исполнении.

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» принят и введен в действие с 01.07.2003 Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст. Настоящий Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы (постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др.), включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД).

Во-вторых, при создании ряда кадровых документов необходимо использовать унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 (далее — Постановление Госкомстата России N 1). В эти формы при необходимости могут быть внесены дополнительные реквизиты, однако при этом все реквизиты, изначально утвержденные Госкомстатом, должны оставаться без изменений (включая код, номер формы, наименование документа). Введенные изменения должны быть оформлены соответствующими организационно-распорядительными документами компании (приказами, распоряжениями).

В-третьих, особенность кадровых документов заключается в том, что помимо требований к их оформлению и удостоверению трудовое законодательство также содержит определенные требования к их содержанию. Критерии, по которым осуществляется проверка содержания документа, зависят от его вида. Например, важнейшим критерием при проверке содержания приказов об увольнении работников будет указание причины и основания увольнения в точном соответствии с Трудовым кодексом РФ.

Особое внимание следует уделить проверке трудовых книжек, поскольку они являются основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Трудовые книжки должны быть заведены на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней, если данная работа является для сотрудника основной. Записи в трудовых книжках должны быть внесены своевременно и на основании соответствующих распорядительных документов. Принимая трудовые книжки, работник, ответственный за их ведение, должен убедиться в наличии в организации запасных бланков трудовых книжек и вкладышей в них. Об обязательности такого запаса бланков говорится в п. 44 Правил ведения и хранения трудовых книжек.

В наличии документов-оснований необходимо удостовериться и при проверке распорядительной документации. Нередко многие из упоминаемых в различных приказах документов существуют лишь виртуально — ссылка на них в приказе есть, а самих документов в организации нет. Например, в приказе о вступлении в должность генерального директора в качестве основания может быть указан протокол собрания учредителей, который на самом деле никогда не существовал.

Проверка системы регистрации

В рамках проверки системы регистрации документов организации могут быть проведены:

— анализ действующего порядка систематизации кадровой документации;

— анализ системы регистрации и используемых регистрационных форм;

— проверка корректности отражения создаваемой документации в системе регистрации.

Наиболее часто в кадровом документообороте используется журнальная форма регистрации. Регистрация документа является дополнительным доказательством самого факта его существования. При наличии системы регистрации достаточно легко доказать сотрудникам любого проверяющего органа, что тот или иной документ не составлен задним числом, поскольку журнал ведется последовательно с начала года, прошивается и нумеруется и подделать его так, чтобы это осталось незамеченным, весьма затруднительно.

В организации рекомендуется вести следующие журналы:

— приходно-расходную книгу по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них;

— книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;

— журнал ознакомления с локальными нормативными актами;

— журнал ознакомления с правилами пожарной безопасности и охраны труда;

— журнал учета приказов по личному составу;

— журнал учета мероприятий по контролю .

Обязанность юридических лиц и индивидуальных предпринимателей по ведению журнала учета мероприятий по контролю установлена Федеральным законом от 08.08.2001 N 134-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)».

Кроме того, возможно ведение журналов регистрации приказов по основной деятельности, административно-хозяйственной деятельности, журналов учета личных дел, трудовых договоров, отпусков, направлений в командировки и выдачи командировочных удостоверений, листов нетрудоспособности, проверок состояния воинского учета, прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования, выдачи медицинских полисов и свидетельств пенсионного страхования и др.

Особого внимания требуют Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них (ведется бухгалтерией организации) и Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Обязательность, а также порядок ведения данных книг прописаны в разд. VI Правил ведения и хранения трудовых книжек. Формы книг утверждены Приложениями 2 и 3 к Постановлению Минтруда России от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек». Обе книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы (например, бумажной наклейкой). При приеме-передаче книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним необходимо убедиться в том, что все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, зарегистрированы в ней. Помните, что при оформлении книжки впервые ее бланк должен быть зарегистрирован в приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее с указанием его серии и номера (п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Использование не оприходованных бухгалтерией бланков, серии и номера которых не значатся в приходно-расходной книге, недопустимо.

В целом при приеме-передаче кадровой документации рекомендуется проверить, все ли документы организации реально отражены в имеющихся журналах регистрации. Для этого можно провести выборочный анализ, сравнив ряд случайно выбранных документов с соответствующими записями в журнале за те даты, когда они были изданы.

Проведение сверки документов

После того как определен список документов, необходимых организации для полноценного кадрового учета, следует произвести сверку — процесс сопоставления требуемых и имеющихся в организации документов. Для наглядности результаты сверки удобно свести в таблицу, содержащую сведения обо всех проверенных документах (см. таблицу 1).

Перечень
необходимых
документов

hr-portal.ru

Прием-передача дел в кадровой службе

Статьи по теме

При смене кадровика необходимо оформить прием-передачу дел в кадровой службе. Правильно принять дела важно, чтобы не отвечать впоследствии за ошибки предшественников. Кроме того, с самого начала работы вы зарекомендуете себя как профессионал. Разберемся, что сделать и какие документы оформить при приеме-передаче дел в кадровой службе 2017.

Из этой статьи вы узнаете:

Прием-передача дел в кадровой службе

Закон не регулирует прием-передачу дел в кадровой службе. Каждый работодатель проводит ее по своему усмотрению с учетом порядка, который сложился на практике. Прием-передача дел в кадровой службе включает ряд этапов:

Не пропустите: главные изменения в кадровой работе

Что принято и вступило в силу в этом месяце.

Состав комиссии по приему-передаче дел в кадровой службе 2017 утверждают приказом гендиректора компании. Он составляется в произвольной форме. В документе указывают, что целью создания комиссии является проведение приема-передачи кадровой документации в связи с увольнением работника отдела кадров или переводом его на другую работу. Комиссия должна обеспечить законность и объективность процедуры передачи дел.

Скачайте документы по теме:

В состав комиссии по приему-передаче дел в кадровой службе включают разных специалистов в зависимости от размера и специфики деятельности компании. Обычно это заместитель директора по персоналу, главный бухгалтер либо бухгалтер по зарплате, сотрудники отдела кадров либо секретарь.

Члены комиссии по приему-передаче дел в кадровой службе составлют список кадровых документов и локальных актов, которые есть в наличии. Это трудовые договоры, приказы, личные карточки, трудовые книжки и прочее. К обязательным локальным актам относятся ПВТР, положение о защите персональных данных и так далее. С учетом специфики деятельности компании должны быть разработаны графики сменности, договоры о полной материальной ответственности.

Важно обратить внимание, верно ли кадровая служба оформляет дела с учетом правил делопроизводства, а также внесли ли в них правки с учетом изменений в действующем законодательстве. Кроме того, нужно проверить, правильно ли сформированы документы в дела согласно установленным срокам хранения.

Далее члены комиссии по приему-передаче дел в кадровой службе выявляют недостающие документы. При этом также нужно опираться на сроки хранения документов. Исчисление срока хранения производят с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства кадрового документа. Так, срок хранения графика отпусков в организации составляет один год. График отпусков на 2016 год заканчивает свое действие 31 декабря 2016 года. Хранить его следует весь 2016 год и в течение года после окончания года его делопроизводства, то есть до 31 декабря 2017 года.

Номенклатура дел кадровой службы

После того как комиссия составит список документов, обязательных для отдела кадров именно данной организации, проводят их сверку. Выясняют, какие из обязательных документов есть, а каких нет.

В этом поможет номенклатура дел кадровой службы в организации, то есть составленный по установленной форме перечень наименований дел, которые формируются в процессе ведения кадрового документооборота. В дела объединяют однотипные документы, которые используют в компании. В кадровой службе это:

  • трудовые договоры;
  • приказы по личному составу;
  • учетные документы;
  • личные карточки;
  • трудовые книжки;
  • документы по награждению работников;
  • обращения сотрудников и так далее.

В номенклатуре дел кадровой службы в организации обязательно указывают сроки хранения дел. Это позволит кадровой службе контролировать сохранность документов в течение установленных сроков. Сроки хранения кадровых документов устанавливают следующие основополагающие документы:

Таким образом, номенклатура дел кадровой службы в организации направлена на решение двух основных задач:

  • классифицировать документы по категориям, то есть формировать дела;
  • определять и обеспечивать соблюдение сроков хранения дел в кадровой службе.

Сроки хранения некоторых кадровых документов

Статья Перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558

Письменные уведомления работодателя об увольнении персонала, которые не вошли в состав личных дел

Локальные нормативные акты (положения, инструкции) о персональных данных работников:

а) по месту разработки и утверждения

б) в других организациях

Личные дела (заявления, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др.):

а) руководителей компании; работников, которые имеют государственные и иные звания, премии, награды, степени и звания

б) работников, включая государственных гражданских и муниципальных служащих

Характеристики, резюме работников, которые не вошли в состав личных дел

Важно: С 13 марта 2016 года поменялся срок хранения документов по личному составу, созданных начиная с 2003 года. В закон № 125-ФЗ «Об архивном деле» добавили ст. 22.1 «Сроки временного хранения документов по личному составу», где закрепили новый срок хранения таких документов по личному составу – 50 лет.

Акт приема-передачи дел кадровой службы:

После того как комиссия сверит документы с номенклатурой дел в кадровой службе, переходят к составлению акта о приеме-передачи дел кадровой службы. Унифицированной формы такого документа не установлено, его составляют в свободной форме.

В тексте акта приема-передачи дел кадровой службы указывают, какую работу провела комиссия. Акт приема-передачи дел в кадровой службе должен включать:

  • наименование и количество кадровых документов и дел;
  • период времени, который они охватывают;
  • сведения об отсутствии или повреждении документов;
  • замечания по поводу содержания и оформления документов и дел.

Обратите внимание! Перечень отдельных видов документов, например трудовых договоров и трудовых книжек, целесообразно оформить в виде приложений к акту.

Важно правильно оформить подписи в акте приема-передачи дел в кадровой службе. В нем расписываются кадровик, принимающий документы, и работник, который их сдает, председатель комиссии и ее члены. Все указанные лица проставляют дату подписания документа. Затем акт передают на утверждение гендиректору организации.

Прием-передача трудовых книжек

При смене кадровика особенно важно правильно зафиксировать прием-передачу трудовых книжек. Несмотря на разговоры об их отмене, на сегодняшний день трудовая книжка играет существенную роль в трудовых отношениях. Она отражает в хронологическом порядке трудовую биографию сотрудника, рост его квалификации, продвижение по службе, отношение к труду и причины увольнения. Кроме того, это основной документ для расчета страхового стажа. Поэтому отказаться от документального оформления передачи трудовых книжек ни в коем случае нельзя.

Важно: при приеме-передаче дел в кадровой службе нужно проверить наличие или отсутствие приказа о назначении ответственного за ведение, хранение трудовых книжек и вкладышей к ним (п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Если такого документа нет, его нужно составить и подписать у директора.

При приеме-передаче дел в кадровой службе особого внимания требует Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Эту книгу ведут в рукописном виде. Ее невозможно восстановить, поскольку книга содержит подписи работников, в том числе тех, которые уже уволились. Важно сопоставить записи в трудовых книжках с записями в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Если уволенные сотрудники не расписывались в книге, об этом делают отметку в акте.

Как уже отмечалось, передачу трудовых книжек можно зафиксировать в приложении к акту приема-передачи кадровой документации. В нем указывают общее количество, список их владельцев, серии и номера трудовых книжек, а также делают отметки о невостребованных документах.

Если по каким-либо причинам полная передача документации невозможна, как минимум, нужно составить акт передачи трудовых книжек. Это позволит новому кадровику снять с себя ответственность за утраченные или испорченные при предшественнике трудовые книжки. В этом случае составляют акт о приеме-передаче трудовых книжек. Он должен включать следующие сведения:

Таким образом, правильно проведенная процедура приема-передачи дел в кадровой службе даст возможность новому сотруднику отдела кадров оценить состояние кадровых документов и снять с себя ответственность за ошибки, которые допустили в предыдущий период. Также это позволит понять, правильно ли кадровая служба оформляет дела и как в дальнейшем расставить приоритеты в работе с кадровыми документами.

www.kdelo.ru

Акт приема-передачи дел главного бухгалтера — образец

Отправить на почту

Акт приема-передачи дел главного бухгалтера — образец этого документа вы сможете увидеть на нашем сайте. В статье мы расскажем об основных тонкостях при его оформлении.

Акт приема-передачи дел главного бухгалтера: форма и требования

Акт приема-передачи дел главного бухгалтера — составляемый в произвольной форме перед сменой главного бухгалтера документ. Требования к его составлению в действующих нормативных документах отсутствуют.

Обычно форма такого акта и требования к его содержанию закрепляются в приказе или ином внутрифирменном локальном документе.

Знакомьтесь с внутрифирменными локальными актами с помощью размещенных на нашем сайте статей:

К числу таких требований можно отнести следующие:

  • акт при смене главного бухгалтера оформляется только после завершения текущих учетных процессов, проверки состояния бухгалтерского учета и отчетности (в том числе посредством привлечения независимых специалистов), а также после оформления отчетности (если дата их представления совпадает с периодом передачи дел и оформлением рассматриваемого акта);
  • до оформления акта проводится инвентаризация (как минимум имущества и денежных средств [в кассе и на расчетном счете] и иных существенных статей баланса), проводится сверка расчетов с налоговиками и внебюджетными фондами (ПФР, ФСС);
  • сроки (дата) передачи дел и составления акта, а также состав присутствующих при передаче дел лиц определяются в приказе руководителя фирмы (или ином локальном акте).

Как может выглядеть акт приема-передачи дел главного бухгалтера, расскажем в следующем разделе.

Образец акта приема-передачи дел главного бухгалтера

В акте могут отражаться следующие элементы:

  • общеорганизационные (реквизиты действующей учетной политики с описанием общей характеристики бухучета фирмы и организации бухгалтерской службы);
  • описание технических учетных нюансов (применяемые для учета программные средства, установленный на фирме порядок хранения баз данных, электронной и бумажной первички и др.);
  • указание на наличие специфической нормативки, применение которой для данной фирмы обязательно;
  • порядок доступа к учетной системе (пароли, электронные ключи и др.);
  • наличие (отсутствие) расхождений в учетных регистрах и отчетности с указанием причин их возникновения, а также иные учетные нюансы;
  • факт передачи ценностей, находящихся на ответственном хранении у главного бухгалтера (фирменные штампы и печати, ключи от сейфов, электронные ключи и сертификаты спецоператоров связи и др.);
  • общеоформительские реквизиты (подписи ответственных лиц, дата составления акта и др.).

В качестве приложений к рассматриваемому акту выступают результаты инвентаризации, описи передаваемых документов и иные документы.

Об особенностях инвентаризации имущества и обязательств узнайте из материалов нашего сайта:

Кроме того, в акте необходимо отразить выявленные в ходе передачи дел учетные и отчетные ошибки и расхождения, а также иные пояснения и замечания (если принимающая или передающая сторона не согласна с отраженной в акте информацией).

Образец акта приема-передачи дел главного бухгалтера вы можете увидеть на нашем сайте.

Процедуры, помогающие облегчить оформление акта приема-передачи дел главного бухгалтера

Прием-передача дел главного бухгалтера — трудоемкая процедура, отнимающая время и требующая дополнительных трудозатрат. Чтобы облегчить данный процесс, работодателю понадобится провести предварительные мероприятия, в том числе:

  • разработать и утвердить внутрифирменный локальный акт, детально регламентирующий процедуры передачи дел при смене главного бухгалтера;
  • в должностной инструкции главного бухгалтера и его трудовом договоре предусмотреть в качестве обязательного элемента проведение мероприятий по передаче дел новому главбуху (или назначенному руководителем лицу);
  • организовать структуру бухгалтерии таким образом, чтобы за отдельные учетные области отвечали конкретные специалисты бухгалтерии, — полномочия каждого из них в момент передачи дел при смене главного бухгалтера также можно предусмотреть во внутрифирменном локальном акте, их должностных инструкциях или закрепить за ними учетные участки в отдельном приказе;
  • обеспечить регулярное подтверждение достоверности отчетности и соответствие ведения бухучета нормативным требованиям независимыми (аудиторами, налоговыми консультантами, иными экспертами) или внутренними контролерами (ревизорами, внутренними аудиторами и др.);
  • другие мероприятия, учитывающие специфику работы компании, масштабы ее деятельности, структурную разветвленность и др.

О нюансах оформления должностных инструкций узнайте из материалов нашего сайта:

Акт приема-передачи дел при смене главного бухгалтера составляется в произвольной форме. В его содержание включаются все важные для данной процедуры аспекты (отражение фактов передачи документов, описание учетных и отчетных нюансов и т. д.).

Узнавайте первыми о важных налоговых изменениях

nalog-nalog.ru

Смотрите еще:

  • Пребывание турецких граждан в россии Оформление и получение визы из Турции в Россию В ноябре прошлого года российско-турецкие взаимоотношения резко обострились. После санкций, которые Россия ввела в отношении некогда дружественной страны-партнера, в законодательстве […]
  • Приказ 161 мвд о проведении служебных проверок Приказ МВД России от 19.06.2017 N 394 "О признании утратившим силу пункта 8 Порядка проведения служебной проверки в органах, организациях и подразделениях Министерства внутренних дел Российской Федерации, утвержденного приказом МВД […]
  • 22 федеральный закон статья 3 Закон "О персональных данных" Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ"О персональных данных" С изменениями и дополнениями от: 25 ноября, 27 декабря 2009 г., 28 июня, 27 июля, 29 ноября, 23 декабря 2010 г., 4 июня, 25 июля 2011 […]
  • Закон 30-оз хмао Закон Ханты-Мансийского АО - Югры от 26 февраля 2006 г. N 30-оз "О социальной поддержке обучающихся муниципальных общеобразовательных организаций и частных общеобразовательных организаций, имеющих государственную аккредитацию, […]
  • Можно ли использовать материнский капитал не дожидаясь 3 лет На что можно потратить материнский капитал в 2018 году до 3 лет? Раньше семьям разрешалось расходовать средства материнского капитала (МСК), не дожидаясь исполнения ребенку 3 лет, только на погашение кредитных обязательств, связанных […]
  • Приказ неполный рабочий день рб Рассылка новостей журнала «Отдел кадров» Подписчики этой рассылки получают уведомления о выходах новых номеров журнала, о новых запланированных прямых телефонных линиях, о выходе наших новых проектов и начале очередной подписной […]
  • Приказ минтруда 46 Приказ Минтруда России от 28 декабря 2017 г. №888н ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПЕРЕЧНЯ ПОКАЗАНИЙ И ПРОТИВОПОКАЗАНИЙ ДЛЯ ОБЕСПЕЧЕНИЯ ИНВАЛИДОВ ТЕХНИЧЕСКИМИ СРЕДСТВАМИ РЕАБИЛИТАЦИИ В соответствии с подпунктом5.2.107 Положения о Министерстве труда и […]
  • Закон о психиатрическом освидетельствовании Закон РФ от 2 июля 1992 г. N 3185-I "О психиатрической помощи и гарантиях прав граждан при ее оказании" (с изменениями и дополнениями) Закон РФ от 2 июля 1992 г. N 3185-I"О психиатрической помощи и гарантиях прав граждан при ее […]